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讓ERP更快更便宜
作者：佚名 日期：2001-12-4 字體：[大] [中] [小]
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ERP在人們的印象中是成本和實施時間代名詞，提到實施ERP，人們想到的往往是延遲產品出貨、計劃失控、花費數(shù)年的時間和幾百萬美元來建立系統(tǒng)。那么有沒有辦法讓它又快又便宜呢？下面講述的是9周內成功實施ERP的例子。
案例：9周內成功實施ERP
McCullough是美國一家電子商店的CIO，公司要建立在線商店滿足客戶的商品需求，McCullough首先考慮的是怎樣用少量的投資來配置一流的技術——ERP應用系統(tǒng)。
McCullough知道，如果想使系統(tǒng)成為可升級的，必須走ERP的路子，他不想在18個月或者兩年內再返回來重做。于是他決定在企業(yè)應用方面探索一個新的方法：快速ERP。理想化的結果是，將快速ERP的實施控制在幾萬美元、幾個月內，而不是幾百萬美元和幾年的時間。
McCullough選定了德國SAP，他預先同SAP協(xié)議了ERP項目的時間進度、價格和全部軟件功能，一開始就避免了傳統(tǒng)ERP實施中的工程延期、成本膨脹等許多令人頭疼的事情。McCullough組織了20人的實施團隊一起開始了快速ERP的實施，實施團隊包括SAP的顧問和電子商店的職員，他們安裝了R/3系統(tǒng)的原料管理、計劃、財務模塊和在線商店，從2000年12月中旬開始動手，于2001年1月初順利完工�？偣仓С黾s15萬美元。
McCullough的快速ERP在實施過程中也遇到過障礙，用戶化工作會拖延工期，有時會發(fā)生意外的成本而超出合同上的價格。他的經驗是：盡可能減少軟件包的專用化定制；控制期望、抵制變化、提供全面訓練。
了解快速ERP
一般情況下，快速ERP軟件包像其同類產品一樣，基于最好的實踐模板構建而成，例如SAP，現(xiàn)在擁有11個針對中間市場用戶的行業(yè)特制模板，這些模板建立在實踐證明效率最高的流程和應用程序的基礎上，設計目標是效率最大化和用戶定制最小化。小公司的流程往往比較落后，因此他們愿意接受ERP軟件商精化流程的建議，他們能從大公司實施ERP的苦難歷程中學到一些教訓。采用這些行業(yè)模板時，改變的余地比較小，但同時失敗的幾率也比較低。
傳統(tǒng)ERP和快速ERP實施中最大的不同是用戶化，傳統(tǒng)ERP常依賴繁重的用戶化工作來進行用戶化定制以整合應用程序和業(yè)務流程，需要咨詢、時間和金錢。而快速ERP采用行業(yè)特制模板，預先根據行業(yè)特點進行配置，使用戶化工作最小，因此大大節(jié)省時間，而ERP賣主恰恰是依據實施工程花費的時間來確定價格，實際的軟件成本非常低，在這個意義上來講，時間就是金錢，因此節(jié)省時間意味著同時節(jié)約成本。
實施ERP失敗帶來的損失是不可估計的。著名的糖果制造商Hershey是曾經受到ERP混亂最猛烈的打擊的公司之一，這個巧克力制造商1999年第三季度曾報告利潤比往年同期下降19個百分點，公司管理層歸咎于喪失的銷售額和昂貴的存貨積壓，這是實施一個基于R/3的“新業(yè)務流程”失敗導致的結果。根據公司和媒體的報道，Hershey公司的項目總價超過1億美元，與之形成鮮明對照的是，SAP的快速實施成本不超過30萬美元。
為什么快速ERP能夠成功？
專家認為，在考慮改造業(yè)務流程來適應ERP軟件包時，保持開放的思維是很重要的。
9周內成功實施SAP ERP的亞特蘭大網絡應用提供商NetRail 的經驗是：選擇預先配置而不是用戶化定制。他們認為單純改進流程是不夠的，采用SAP的解決辦法，每一個人都必須進行心理調整，認為自己剛剛換了工作，在為一家新公司工作，而且正在學習一種新的方式來做工作，他們認為這才能達到最好的實施效果。
Frank Russell公司成功實施PoepleSoft的快速人力資源系統(tǒng)，該項目的主管吉恩·約翰遜認為，他們的成功得力于PeopleSoft在人力資源管理方面豐富的實踐經驗，經過流程改造，他的公司關閉了所有有缺陷的系統(tǒng)。然而，改變業(yè)務流程并不是某一個人單方面就能夠完成的，變革會影響到許多人，Russell公司的經驗是：讓受到影響的人參與決策和討論。說服大家接受新系統(tǒng)是一件很困難的事，但是也非常關鍵。
從快速ERP的實踐案例中可以得出一些有益的結論，要讓ERP更快更便宜必須做好三項工作，那就是：簽訂合同，了解系統(tǒng)，重視人的力量。
簽訂合同
簽訂合同聽起來似乎很簡單，但是麻煩的總是那些細節(jié)。ERP合同有著固定的價格和時間表，按照合同工作更利于明確目標，而價格是可交付使用的保證書。公司通常有支出預算，要求預先簽訂協(xié)議，明確新系統(tǒng)的功能、價格和最后期限。軟件商會做一個固定的標書，說明他們將要做什么，他們根據將在這個項目上花費多少時間來確定價格。此外，實施路線越是忠于模板，花費的時間就越少，合同價格就越低，所以，在安裝快速ERP的工作中，簽訂合同之前的項目計劃編制過程變得更加重要。快速合同應保證賣主所提供的東西和買主將得到的東西，在快速路線中，幾乎沒有應用程序用戶化的余地，公司必須預先了解他們需要什么并確定能廉價購買，那么賣主就能夠根據企業(yè)的決策來制定實施計劃。
然而實施過程總是比想象中要難得多，即使簽訂合同時做過周密的計劃，在實施過程中仍然會因為臨時的原因而發(fā)生其他的成本，因為許多細節(jié)容易被忽略，當你的要求超出合同協(xié)議的范圍時，就得支付額外的費用。
美國一家服裝交易公司在快速實施SAP R/3的過程中被一件不重要但必需的細節(jié)絆住了，最后不得不為打印客戶標志的窗體支付了額外的費用。其項目主管斯科特·普里斯認為，大公司在實施ERP系統(tǒng)時能夠承受一定的成本超支，但相同數(shù)額的超支可能會對小公司造成致命的傷害，因為小公司財力有限，期望僅支付協(xié)議金額，因此，簽訂一份內容詳盡的合同是成功實施快速ERP的第一步。
了解系統(tǒng)
實施過程中另一個常見的速度沖突是集成現(xiàn)有的系統(tǒng)。
McCullough的小組在實施過程中不得不重新構想提供禮券的程序，他們曾經以為老系統(tǒng)能有效地處理這個程序，但當他們真正靜下心來研究它時，才發(fā)現(xiàn)事情根本不是想象中的那樣，驚訝之余，他們不得不重新設計在SAP的系統(tǒng)中如何實現(xiàn)提供禮券的步驟。
如簽訂合同一樣，實施計劃是極為重要的。更換企業(yè)的自動化操作系統(tǒng)是相當容易的，但是如果一個公司試圖從簡單工具過渡到采用先進技術的ERP應用，情況就會復雜得多。通常，這種過渡是在企業(yè)發(fā)展壯大，系統(tǒng)升級要求日益迫切的情形下進行的，一個小公司開始實施系統(tǒng)時需確保選擇一個適合企業(yè)規(guī)模的軟件包。
普里斯的服裝公司使用SAP軟件創(chuàng)造了一個關于新系統(tǒng)的范例，在使用SAP軟件演示版時，他查明一個流程的改變需要一些用戶化工作，這讓他幸免于在系統(tǒng)運行后再來解決問題的麻煩。
企業(yè)首先應該認清現(xiàn)有系統(tǒng)中存在的問題，以便選擇最省力的解決辦法。其次應該充分認識新系統(tǒng)的特點，看它是否能夠與現(xiàn)有系統(tǒng)方便地集成并迅速融合，要知道實施過程中出現(xiàn)任何意外的結果都是延誤工期和增加成本。
重視人的力量
在快速實施中，技術得到了大量的關注，但是系統(tǒng)能有效地工作才算達到了目的，決定項目是否成功的關鍵因素是人。企業(yè)管理層、普通員工、IT人員甚至客戶都應該參與到項目中來，項目一開始就應該進行各方面的溝通。
控制溝通的范圍往往是一個隱藏的困難。一方面，一些員工不愿意使用新系統(tǒng)，并且他們考慮問題受現(xiàn)有工作的約束。另一方面，一些員工可能對新技術期望過高，那些期望可能會導致要求增加更多的功能，而公司計劃安裝的是一個簡單的、基于模板的、固定價格和固定時間的軟件包，這個矛盾可能會導致項目最終失敗。快速ERP軟件包提供全面的功能，但是附加的功能要額外花費錢，在編制實施計劃時，確定必需花多少錢是最重要的一步。
快速實施ERP的另一個棘手的方面是如何使培訓跟上工程進度，在實施過程中的各個階段，應采取不同的培訓計劃，并及時與員工、顧問溝通，以達到預期的培訓效果。
普里斯的隊伍花了不到15萬美元，在9周的時間內，實施了SAP的財務、銷售、原料管理和倉庫管理模塊；NetRail公司也是9周內完成項目實施，花了不到20萬美元；McCullough更是取得了巨大的成功，絲毫不再擔心他的公司網站處理業(yè)務的能力。這些成功的例子告訴我們，只要做好規(guī)劃、實施得當，ERP是可以更快更便宜的。
快速ERP要取得成功并不像其顧名思義的那樣容易，但是如果管理得當，它能帶來一次IT應用革命，使整個商業(yè)活動的效率得到提高。(袁冬霞 編譯)